Comment répondre aux enjeux budgétaires actuels au sein des Régions ? Comment s’adapter aux changements rapides de notre société ? Comment endiguer la crise de représentation démocratique actuelle et rapprocher l’administration de ses usagers, habitants, citoyens ?

La TRANSFO PACA

  • Dates : De Juin 2012 à Septembre 2014
  • Acteurs :La 27e Région, La Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, Pauline Scherer, Anaïs Triolaire, Frédérique Sonnet, Romain Thévenet
  • Sujet : Comment mettre en place un laboratoire d’innovation au sein du conseil régional de Provence-Alpes-Côte d’Azur.

Résumer : Comment répondre aux enjeux budgétaires actuels au sein des Régions ? Comment s’adapter aux changements rapides de notre société ? Comment endiguer la crise de représentation démocratique actuelle et rapprocher l’administration de ses usagers, ses habitants, ses citoyens ? Voilà les interrogations communes de la Région PACA et de la 27e Région, le laboratoire d’innovation de l’Association des Régions de France. Face à ces épineuses questions, une autre émerge : Pourquoi ne pas créer un laboratoire interne aux Régions qui pourrait essayer, tester, faire autrement, être agile, ingénieux, répondre vite et précisément aux services, voire aux citoyens ? A l’origine, ce projet de laboratoire paraissait assez ambitieux. Pourtant, la Région PACA n’est pas la seule à s’être embarquée dans ce pari de renouveler les méthodes de l’administration. Trois autres Régions, Pays de la Loire, Bourgogne, Champagne-Ardennes ont également lancé leur expérimentation pour deux années : les Transfos.

Les Transfo

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Le site de la Transfo

Une démarche expérimentale

La Transfo PACA est une démarche expérimentale qui s’est déroulée de juin 2012 à juin 2014 au coeur de la Région Provence-Alpes-Côté d’Azur (PACA). La Transfo pour “transformation”. Transformation de quoi ? De la façon de construire les politiques publiques. Voici le défi que se sont lancées mutuellement la Région PACA et la 27e Région, association loi 1901, laboratoire officiel de l’Association des Régions de France sur les questions d’innovation. Après plusieurs partenariats courts sous le format de “Résidences”, ces deux partenaires ont associé leurs compétences durant deux ans pour tester une nouvelle méthode pour le secteur public : la conception créative des politiques publiques.

L’objectif de cette conception est de créer des politiques publiques, des dispositifs, des programmes ou des services publics en cohérence avec les besoins et attentes des utilisateurs, usagers, habitants, citoyens et agents publics. Pour ce faire, ces derniers sont invités à contribuer, à donner leurs avis, à prendre part à l’élaboration. Il s’agit bien, par un retour aux usages et aux usagers, d’organiser différemment l’exercice politique en redonnant du sens à l’action publique.

De nouvelles méthodes de travail

En Provence-Alpes-Côte d’Azur, la Transfo a démarré par une semaine de ”formation-action” autour des outils de travail de La 27e Région. À partir de septembre, une équipe composée d’intervenants de La 27e Région et d’agents de la Région s’est mise au travail sur la thématique retenue, l’emploi. Cette thématique s’est progressivement resserrée autour de l’enjeu de “l’emploi des jeunes”. A raison d’une semaine de travail tous les deux ou trois mois, La Transfo s’est déclinée en ateliers de réflexion collective et temps d’immersion sur le terrain afin de produire une compréhension et une connaissance commune du sujet et de ses enjeux ;

sont venus ensuite des ateliers de co-conception, afin de faire émerger des projets d’expérimentation ; dans un troisième temps, les participants ont été amenés à mettre en œuvre ou à suivre ces expérimentations multipartenariales sur le terrain et à observer leurs effets pour éventuellement les généraliser. Tout au long du processus, la Transfo a tenté d’associer l’ensemble des acteurs des écosystèmes de projet et a mobilisé des outils et méthodes de travail créatifs proposés par le design (cartographies, jeux de rôles, scénarios d’usages, etc.).

4 Exemples de méthodes

La carthographie

Les projets sont de plus en plus complexes et il est souvent difficile d’identifier les acteurs et leurs interactions. La cartographie est un outil puissant pour contextualiser, comprendre et repérer les acteurs, interactions, idées… Généralement il n’y a pas une seule cartographie, mais plusieurs versions, suivant les besoins du projet. En volume ou à plat, cet outil peut prendre toutes les formes et toutes les qualités de rendus.

L’immersion

Cette méthode de travail inspirée des science sociales, vise à appréhender les pratiques et usages d’une communauté en conduisant une enquête de terrain (par l’observation, l’entretien, le questionnaire, la photographie…)

Le parcours usager

Il consiste à aborder un produit, un service ou un dispositif d’action publique en se mettant « dans la peau » des personnes auxquelles il est destiné, souvent en décrivant les différentes étapes que l’usager traverse dans son expérience du service. Le parcours utilisateur peut être mis en forme de différentes manières : storyboard, récit filmé ou enregistré, roman photo etc…

Le prototypage

L’objectif est de prototyper le plus tôt possible une idée afin de la confronter aux usagers en vue de la valider, l’améliorer ou encore l’abandonner. Le test low-tech peut prendre de multiples formes (maquettes cartons, visuels d’applications internet, formulaire administratif, carte à puce, etc.), mais la finalité reste la même : essayer le plus tôt possible !

La construction du labo

La réflexion sur le labo en tant qu’entité a commencé en mai 2013. La méthode de construction a fait appel à des techniques de projection créative et de jeux de rôles. Les agents ont été invités à se mettre dans la peau des membres du laboratoire. En partant d’une problématique réelle, d’un cas, d’un sujet, d’une problèmatique énoncée, il leur a été demandé d’imaginer comment ce laboratoire (encore fictif) pourrait s’en saisir et proposer une intervention.

Deux journées Labo se sont déroulées en mai et juillet 2013. Toujours organisées autour d’un appel à contributions et à participation, ces journées de travail ont donné naissance à plusieurs scénarios de fonctionnement et plusieurs modalités d’intervention, un processus de conception ainsi que plusieurs outils de communication.

Deux projets pour essayer

A la rentrée 2013, les résidents de la Transfo et les agents régionaux se sont fixés pour objectifs de mettre en œuvre le résultat des travaux des ateliers grâce à des expérimentations en « milieu réel ».

Le projet “Mieux manger au Lycée”

Le projet “Mieux manger au Lycée” visait à tester plusieurs éléments :

  • La conduite des travaux du labo par un “coordinateur” (temps, besoin logistique)
  • Une AMO pour le conseil au labo (rôle tenu par les résidents)
  • La saisine et l’expression de la commande en directe par une élue.
  • Une offre potentielle de service du labo : l’organisation et l’animation d’une journée d’immersion.
  • Les conditions nécessaires à la création d’une mission créative parle recours à un appel d’offre (zone de négociation, temps, respect du phasage.)

Le projet « Mon avenir Num’ERIC »

Le projet « Mon avenir Num’ERIC »  visait à tester:

  • Le partenariat avec une école de design (conditions, encadrement, modalité de la commande)
  • L’apport pour l’administration des productions d’une équipe d’étudiants
  • Des rôles pour les membres du labo (agent “ressource”, agent “impliqué”, agent “curieux”)

Les éléments de la version 1 du Labo

Au fur et à mesure des expériences et des échanges, les productions relatives au Labo ont évolué. Sa version 1 est le modèle d’arrivée de la Transfo. Une fois n’est pas coutume, ce prototype avancé pourrait être mis à l’épreuve pendant une année pour éprouver sa résistance.

Le livre objet

Retour sur deux ans d’expérience